利用信息系统对租户管理

上海友谊南方商城是一家集购物、娱乐、休闲、餐饮于一体的现代化大型购物中心，拥有8万平方米的超大购物空间，包含有百货公司、超市大卖场、品牌专卖店、家具城、手机城、儿童用品城、装潢材料超市、中外餐饮、娱乐世界。因此，在管理上不仅具有大型百货商场的管理模式，同时，招商招租又是购物中心的重要特点。租户及其相关信息的管理便成为购物中心管理的主要内容。 
　　友谊南方商城自1999年9月开张以来，在两年多的实践中，所应用的海鼎租户管理系统对场地、租期、各种租金和各种费用全面管理，并在实际运营过程中，就如何调整业态比例，使招商招租的经营种类和数量更趋于合理化、科学化不断实践。经过使用、更新、再使用、再更新等多次循环，系统现在已成为我们经营管理中不可缺少的一个重要部分。 
　　租户管理系统是对以下几个方面进行全面管理的。 
　　租户管理 
　　租户是购物中心管理的主要对象。租户管理就是对购物中心所有租户的档案予以完整记载，其中既包括当前租户的状况，也包括租户的历史演变状况。这些都给管理者提供了完整而必要的信息，使管理者能够掌握购物中心的各种商品层次，经营商品的企业类别以及商品的服务范围等诸多信息。 
　　租赁协议管理 
　　租赁协议反映租户与购物中心之间各自的权利与义务。正确、及时维护租赁协议是购物中心整个管理系统能否正常运行的关键。一份正确的租赁协议详细记载着租户各种信息及其变更情况，当租户协议中某一项目改变时，应将原租户协议注销并产生新的租赁协议。 
　　租赁协议中的租金及管理费用的收取有多种方式，如固定租金、提成租金、固定管理费、日常管理费用、滞纳金收取等等。利用计算机技术可以方便地对这些数据进行计算，既减轻了人员繁琐的工作，又提高了准确性。 
　　为了保证用户信息的完整性、可靠性与真实性，在租户管理系统中，我们用“未生效”、“已生效”、“已作废”三种租约状态来描述各租赁协议的使用状况。同时系统对租户的离店条件进行严密的控制。只有当租户付清了所有的租金、物业费和物业管理费后才能终止与购物中心的租赁关系，确保了购物中心的合法权益。 
　　经营场所原始资料管理 
　　场地资料记载购物中心租户租用场地的情况，包括业主、面积、经营范围、每平方米租金等基本信息。通过对经营场所资料的管理，购物中心管理层掌握了各类场地的统计、分析数据。比如，经营总面积、出租率、待租率、每平方米平均租金等信息，使经营者及时、准确地掌握了购物中心场所经营状况的第一手资料。 
　　租金费用管理 
　　为了保证各租户根据租约的内容按时交纳各项费用，租户系统利用账单的功能将租户应缴的租金、物业费以及历月的交纳情况通过租户收款通知单打印给各租户。 
　　各租户的租金及费用交纳情况通过租户收款单存入数据库，为制作统计报表提供了原始数据。租户收款单可以全部或部分收缴租户某月的租金和费用，如果租户交纳了部分款项，剩余部分将作为该租户的拖欠金额。 
　　租户系统中的账单功能和收款单功能节约了大量的人力资源，尤其较之人工查找协议、整理销售数据、填制账单和收款单、结算拖欠金额等，大大提高了效率。 
　　信息查询、统计报表管理 
　　一套功能完善的计算机管理系统在经过对各种原始数据的处理之后，能给用户提供一系列的信息检索功能，使用户可及时准确地获得所需要的信息。我们的租户系统可以做到灵活查询租户租赁协议的内容和历史变化数据，并能查询到租户在任一时刻的销售明细、退货明细、折扣明细等信息，使管理者在任一时刻都能够掌握所有租户的经营情况。 
　　租户系统还提供了各类统计报表，其中包括各租户月销售明细、租户销售汇总、租金及费用统计以及租户销售额、租金费用的任意时段汇总等。我们根据各类报表所提供的数据，可以及时了解各租户销售及对协议的履行情况，从而随时可以调查业绩不佳的租户，调整业态比例，引进有实力的厂商进入购物中心经营。 
　　另外，软件的特点之一是提供了强大的自定义报表查询工具，使我们可以方便地做出各类统计报表。我们利用租户系统数据库内的原始数据，在自定义报表查询工具的帮助下，自行制作了“租户应收报表”、“租户收款报表”、“租户拖欠报表”，通过这些报表，我们可以根据需要随时查询在某一时间段内或所有时间段内所有租户或指定租户的固定租金、提成租金、物业费、等的应收情况、实收情况和拖欠情况，使有关管理部门对各租户的各类费用的收缴情况了如指掌，从而更好地维护了购物中心的利益。 
　　(上海海鼎公司供稿)