随着城市经济的迅猛发展，会展业已经成为一个非常活跃的产业，在国际上会展通称为：MICE，也就是公司会议（Meetings），奖励旅游（Incentive Tours）， 协会社团会议（Conventions），展览（Exhibition)。会展与酒店已经是两个密切相关的行业，会展活动不仅会引发对举办地酒店，餐饮和娱乐活动的需求，而且对酒店的会议场地和会议服务产生了巨大的需求，需要高规格的服务接待、更具规模的会议场所、先进的会议设施设备以及完善的会议整体策划等一系列专业化的服务，这是一般酒店难以完成的工作，因此市场细分造就了会议型酒店。
如果要建造或定位一家酒店为会议型酒店，经营者必须清晰掌握会议客源的特征和需求。会议客源几乎涵盖了全面的消费行为，包括：食、宿、行、游、购、娱，他们对设施设备和服务要求都会比较高。通常会议客源有以下特征：
1、各类会议分布于全年各阶段，受时间和季节影响较之旅游团队为小
2、市场规模较其他市场为大，一些大型的或有影响力的会议往往因为新闻媒介的介入而成为酒店提供宣传的机会
3、平均住宿时间较长
4、附属设施使用率较高，平均消费能力高于旅游团队
5、会议用房往往大进大出，从而影响酒店客房对其他客人的销售
同时会议客源对酒店产品的要求也与其他客源有区别：
1、各种规模、档次的会议室、会议厅
2、会议专用设备，如影音系统、投影系统、同声传译等
3、多样的就餐形式和菜肴品种，如自助餐、冷餐会、酒会、大型宴会等
4、附属设施较为齐全，尤其是商务中心功能及娱乐设施
5、会议抵离店时期较为密度，客流量大，往往要求接待迅速
6、结帐方式要灵活
7、需要酒店有专用人全程跟踪协助、服务
要成为一家会议型酒店首先是在设施上要比普通的商务型酒店有所超越，比如：上海浦东香格里拉饭店是一家商务型酒店，他们同时也将会议作为他们主要的一个细分市场，因此，他们在所有会议室和多功厅都配备了一流的先进影音设备，包括宽带上网服务，室内同声传译系统，手提电脑，兼具录音服务的麦克风系统，多制式录像机，幻灯机，投影仪，液晶投影仪，实物投影仪，视像／电话会议，视像／数据投影仪等。
如果是一家专业的大型会议酒店，在硬件上会议接待的服务的硬件条件和设施功能就会显得尤其重要，这将包括会议室的数量，格局，分布，厅室的灯光音响配置的专业化程度，有足够的房间数量，和丰富的房间类型，同时具备接待超千人团体餐饮活动和高规格宴会的接待能力，在软件方面酒店的员工队伍构成及服务，经营目标的确定，酒店文化的内涵，都是以围绕会议的，对于员工的综合素质及服务技能，对会议服务的规范化，标准化，专业化都提出了很高的要求，经营目标以会议市场为龙头考核市场定位，会议文化的建设和提炼，则更为复杂和关键，所以，专业型会议型的酒店是酒店功能和会议功能的叠加和复合，是目标市场以会议市场为主导，经营战略以会议经营为中心，企业文化为高标准的专业和服务为轴心，功能定位服从于会议需求的酒店。
除了会议设施设备外，会议接待的核心产品就是服务，接待一个大会议，涉及到酒店各个部门，所以内外部的协调很重要，比如皇冠假日酒店对此专门了设立了会务总监，手下有多名会议协调员，全职为会议服务，他们的工作从会议报价到会议过程中的协调服务，让会议组织者感到一站式办事特别方便。
会场服务人员的专业素质非常重要，会场服务人员要能根据会议名称，参会人员表情判断出会议服务的服务参与程度和时机把握。上海APC国际会议期间曾经有这样一个故事，上海国际会议中心滨江大酒店在接待元首的一次任务中，会议要求会场内无服务人员而且不提供茶水、毛巾服务，面对严密的安全措施，外场人员无法和场内人员进行沟通，餐饮部经理从礼宾司焦虑的眼神中立即领悟到需求，并在五分钟内从各候命岗位抽调15名服务员，简要培训后分两路齐刷刷地将毛巾和咖啡送到现场。
笔者曾管理的一家休闲会议型酒店，酒店场地非常大，会议室位置较为分散，区域较远，仅用会议引路牌无法解决问题，客人进入会议区域时候脚步匆匆很难一下子找到会议室，因此酒店专门设立了会议引导人，但是在会议进场高峰时，会议引导人员往往也忙不过来，还是会出现客人找不到会议室的尴尬情况，因此酒店发动全员来做好会议的服务引导，酒店将当天会议的名称，会议场地等信息做成小纸片分发给公共区域的服务人员，一旦有客人不知会议室路径时，酒店的PA也会主动迎候上去询问，并亲自引导到会议室。
根据会议的各种特点，要发动各个部门的员工管理人员展开头脑风暴研究会议客户的需求，开发出适合各类会议的服务，菜肴，以及会议延伸服务。比如会议有很多种类型：管理会议、培训研讨班、地区性和全国性的销售会议、新产品介绍会、专业技术会、奖励旅游会、股东会、各类协会会等。作为接待会议的首道工序－销售部与客户洽谈会议时特别需要明确会议的一些特殊要求。做好会议的会前会中会后服务。
1、会前服务
1）销售人员要对酒店的设施设备以及报价全面掌握，与客户进行洽谈。
2）根据酒店可以提供的会议服务项目，为客户提供参考意见，销售顾问式的为客户提供解决方案。
3）与客户签订会议接待协议书。
4）根据客户的特点，制定会议接待计划书，发放给各个相关部门。
2、会中服务，销售人员或会议服务经理全程跟踪会议，落实会议的承诺，协调各个部门做好会场布置，音控设备、会议茶歇、用餐、贵宾接待等事项的万无一失。
3、会后服务征询客户意见，做好记录存档，并协调会务组与酒店清帐。
会议能够帮助酒店业摆脱淡季，因受到节假日以及旅游资源季节性的影响，很多接待传统旅游者为主的饭店，其季节性较为明显，旅游淡季，房间出租率会明显降低，而相对于旅游活动而言，会展活动虽然也具有一定的季节性，但总体来看不是十分明显，尤其在冬季旅游是个淡季，而作为会议却进入了一个非常旺的季节。因此如果你要定位你的酒店为会议型酒店，必须了解和掌握会议的特点，通过不断研究，提升会议的营销和服务能力，并且通过出色的会议接待将酒店的口碑和品牌迅速传播出去从而招徕到更多的会议客源。
