海鼎购物中心管理系统HDMall最新的产品是4.0版。较上一版本的最大区别在于进一步完善了与租户、租约紧密相关的费用结算管理的同时，大大增强了购物中心为租户、为顾客所提供服务的统一支持与管理功能。
到目前为止，HDMall4.0产品已被多个用户应用一年多了。本文结合用户的实际应用，总结了一些功能的具有借鉴意义的用法以及系统使用的误区。
业务与销售方面
支持自定义租户状态的租户全生命周期管理
4.0以前的版本中，系统对租户的管理仅仅是已签订租约的正式租户，新版本的系统中提供了租户状态管理功能，用户根据租户所处的不同阶段，可以将租户定义为潜在租户、准租户、租户、已退租租户等等，使得对租户的管理延伸到了租户的全生命周期。
这打破了以往仅在文本上的租约签订后（即潜在租户成为了正式租户后）才能使用系统管理的约束。同时，系统在租户经营范围、品牌及品牌档次方面也增强了灵活的自定义管理功能，上述几方面配合应用，除了增强管理的精细度，更可以为数据分析与挖掘提供更精细、更完整的支持。
应用举例：
招商过程中，管理目前已接触的潜在租户，通过系统记录每一次沟通的内容，记录该潜在租户所关注的场地；
对已明确入驻意向的租户，可以升级为准租户，并将原先所关注的场地升级为预租场地（此时场地已冻结，不能再预租给其他租户）；
实时了解各个阶段、各个经营范围、各个品牌档次租户的情况，包括：
目前各经营范围、品牌档次租户与定位是否相符；
潜在租户沟通情况；
准租户的确定情况；
正式租户签约情况；
各经营范围、品牌档次、地理位置租户的贡献情况；
潜在租户、准租户及正式租户，所关注场地的集中度；
N日内到期租户情况及其续租情况，等等。
购物中心自营商品及需管理到单品的租户的销售管理
我们来看如下两种情况：
1．在统一收银的购物中心中，很多品牌租户的营业员在为顾客开好Sales Memo后，会在自己的笔记本中再次记录本次交易租户公司需要了解自己商品的销售情况；
2．某些购物中心具有的烟酒专卖权，或者想自行经营一些商品，因此具有一定的商品管理需求，但又无需核心进销存系统那样强大的功能。
基于上述需求，系统提供了可以支持购物中心及租户完全按照自营模式进行销售直接扫描商品的条码完成销售，甚至可以将自营商品或管理到单品的租户商品与标准的管理到商品类型的租户商品同时销售，系统能够自动区分这些商品并进行相关的费用记录。
这样，一方面满足了上述需求，同时可以提升营业员和收银员的工作效率，减少出错的概率（以往的销售模式是：一笔交易仅允许销售一个租户的商品，且系统不支持管理到单品的销售）。
应用举例：
满足租户单品销售管理的需求，为租户提供销售明细的服务；
购物中心在一定程度上可以经销自己的商品；
每笔交易允许销售多个租户的商品。
自定义周期营业款返款管理
标准的租户结算流程是，购物中心先出账单，再与租户进行结算。购物中心的账单周期一般是一个月或者更长，对于采用统一收银的租户，购物中心将先保管营业款，这导致的一个问题是，对租户的资金的占用比较严重，最多将占用一个账单周期，可能会给某些租户带来现金流上的困难。
销售额返款功能可以实现每个固定天数周期（如 一个星期甚至更短，用户可以自定义），将租户在这段时间内的销售额扣除提成租金后返还给租户，这样更好的服务与租户又不给购物中心带来损失。
应用举例：
某POS模式为共用的租户，其营业款每月分多期返还。
促销管理
促销是购物中心统一发起的吸引顾客的有效手段，系统目前提供了整体促销的通用解决方案，实现了促销类型、主题、范围管理、赠品管理、费用分摊及促销结果跟踪与分析等功能。
应用举例：
定义促销类型，如购物中心促销、租户促销、POP广告、DM、赠品促销，等；
创建一个促销，包括类型、主题、促销时段、地点、租户范围、各科目费用预算等，并定义成本分摊方式；
创建赠品，确定赠品与某个促销的关系；
促销结束后，录入实际费用，了解成本使用与控制情况，同时系统自动计算分摊，并进入下期账单，由参与租户分摊；
分析促销前后的销售额、会员消费行为等数据，进行比较分析；
通过比较分析促销期间销售额、实际费用等数据，做投入产出分析；
对相同性质的促销活动，做横向比较与预测。
服务方面
服务处理与跟踪管理
租户在租约期内，需要购物中心提供的各种服务，包括设备报修、物品借用，等等。海鼎系统通过登记、跟踪和管理这些服务，根据服务的负责人、服务历时及租户对服务质量的反馈，可作对服务部门、服务人员的效率、服务品质做以评估考核。
应用举例：
为服务分类管理；
记录、分配、跟踪服务；
根据服务请求的各类与数量，分析待提升的内容及管理；
分析服务难度、历时及反馈，作为评估服务人员绩效的数据支持。
服务台其他日常业务管理
服务台是面向客户服务的窗口，系统对服务台有单独的支持，包括投诉管理与跟踪、服务处理与反馈管理、服务台物品借用管理、赠品发放管理、积分兑奖管理*等。
物业管理方面
仪表管理
HDMall老版本产品中，通过费用录入单来直接录入每期的共用事业费用，HDMall4.0产品中，通过仪表管理，录入当期仪表（水表、电表、煤气等等，客户完全自定义）的读数，系统自动计算费用信息，并开进本期账单，对此类费用有更灵活的管理。
系统还支持多个租户共用一个仪表、仪表分段计费、仪表单独定价等等功能。
应用举例：
可以为每个租户创建属于其自己的仪表，并更具情况定义其单独的价格体系；
通过记录与比较表读数的方式计算每个租户的公用事业费用；
仍支持批量处理。
场地预定、关注管理
购物中心运营过程中，每个租户会对应一到多块场地，随着租户的不断更迭，场地出租情况也会不断变化。系统提供场地的预租与关注管理，有助于购物中心为租户有序的提供场地的关注、预定、续租等服务。
通过分析潜在租户的行业分布及关注点，决策层可以了解哪些业态、行业的进场需求较旺盛（为提升该业态租金提供数据依据）及哪些场地是比较热门的。
应用举例：
为租户提供场地的关注、预定管理；
从潜在租户、准租户及租户的视角，可以查看其所关注或预定的场地；
从场地的视角，可以查看有哪些潜在租户、准租户或租户已关注或预定本场地；
了解那些场地的需求旺盛，分析那些场地对哪些经营范围的租户更具有吸引力，以促进整体规划优化；
为租金变动提供数据分析支持。
注：关注与预定的区别在于，一块场地同一时刻可以由多个租户关注，但一块场地同一时刻只能由一个租户或潜在租户预定；对于一块已被预定的场地，仍可以被关注。
广告位/展示位
购物中心有专门广告位用于出租，系统提供了广告位管理功能，用户可以根据情况在签订租约时选择租用广告位，或根据实际情况随时租用空余广告位；对于用于搞各种活动的展示位，系统也提供了类似的租用管理功能。结算上，系统支持：立即收款、随账单一次性收款及随账单按月收款。
应用举例：
管理所有的广告位、展示位，包括名称、位置、面积、参考押金、参考租金等信息；
通过广告位、展示位租用单，为客户提供租赁服务；
通过立即收款或随账单收款与客户结算。
客户关系管理方面
HDMall4.0中提供了完整的CRM解决方案*。可以向顾客发放会员卡（支持磁卡、IC卡）实现储值、积分、折扣、兑奖、客户沟通等一系列功能。目前提供了多种Mall的积分方案。配合使用查询工具，管理人员能够获得详尽的顾客消费信息报表，帮助购物中心吸引和锁定顾客，向租户进一步提供增值服务。
财务接口
HDMall4.0提供了通用的财务系统接口，不管您使用的财务系统是用友、金蝶或者是其他，在HDMall4.0产品中，您只需简单的点几下鼠标就可以导出适合的财务凭证，解决了两个系统之间的接口问题，会极大地减轻财务人员的工作量。
一些使用中的问题
在HDMall的日常使用中也发现一些问题，例如频繁的变更租约、变更账单、经常在收款结束后发现有费用没有收取或者收款错误。很多人为的问题是不能只希望通过系统来解决的。更多的依赖于购物中心的流程和管理规范，这样才能带动企业的发展。所以在购物中心在使用管理系统之前应该按照实际情况设计企业的工作流程并在实际运营过程中按照流程办事。
HDMall4.0经过了全新的设计和再开发，较以往版本有了较大的提升，但这仍是一套信息管理系统，仍然是工具，不可能完全解决日常遇到的所有管理问题。企业对信息系统的认识存在两个极端：一个是要求系统非常的灵活，几乎可以进行任意的修改，但这将会大大削弱系统的管理功能；另外一个极端就是完全按照系统来做，一点都不去变通，这样用户在使用中会感到呆板而不便。因此，有必要在二者之间找到一个平衡点，也是管理上的平衡点，毕竟对一个购物中心来说上一套系统并不能解决其根本问题，关键还是要靠管理。
值得我们欣慰并持续赋予我们不断推动产品发展动力的是HDMall产品的灵活性、清晰的管理核心和标准的流程体系，能够为购物中心的管理工作带来相当的支持和帮助。
（来源：上海海鼎信息工程股份有限公司）
