广东音像城：关于音像电子商务的探讨

广东音像城是第一个被文化部授予"国家级音像制品批发市场"牌匾的正版音像制品批发市场，也是目前国内规模最大的正版音像制品批发市场，这里汇集了全国各地的音像出版、发行、批发单位160多家，经营CD、VCD、DVD、音带、像带等各种载体音像制品3万多种，坚持经营正版音像制品是广东音像城的经营宗旨。 　　在文化部鼓励发展音像连锁超市和电子商务的精神指导下，广东音像城于2001年初成立了广东音像城电子商务有限公司，并利用广东音像城的资源优势、市场管理优势及信息网络基础建设了中国音像商务网（ww.cnave.com），为音像城经营单位提供了一个全新的销售方式――通过互联网直接面向消费者销售，到目前为止，共有61家进场单位，在网上销售16，261个品种；由于目前互联网用户规模及支付手段、物流配送等原因使得网上销售方式还没有成为音像制品销售的主流商业模式，但从音像市场行政主管部门的管理及商家的业务需求来看，建立一个服务于音像行业的正版音像制品销售、库存及业务管理的完整的信息系统具有非常现实的意义，在这方面我们具有得天独厚的条件： 　　1、广东音像城1997年已经在全城实行了音像制品售前登记制度，迄今为止，已在音像城登记上架的正版音像制品有3万余种。 　　2、在库存方面也实行了仓库登记备案制度。进场单位必须填报"仓库、办公地点、产品包装地点登记表"。 　　3、在1997年年底建成局域网，所有进场单位销售的音像制品都由市场管理部统一打印电脑清单，发往外地的，随清单开具《音像制品运输传递证明》。 　　下面简要介绍一下我们建立音像电子商务信息系统的情况，供各位领导、专家、朋友们指正： 　　建立音像电子商务信息系统的必要性 　　1、正版经营者由于音像节目创作成本、著作权交易成本和国家税收等方面的原因，造成与非法经营者在不同的竞争层面进行竞争。 　　2、正版经营者在传统的层级销售体系中，一方面面临盗版的恶性竞争，另一方面发行商要求代理商包销额度的做法造成库存与市场销售能力的脱节。 　　3、音像电子商务信息系统可以使整个音像制品的供应链效率大大提高，彻底改变传统的层级销售方式，使音像制品的制作、出版、发行、销售紧密的变成一个有效的整体，是非法经营者所不敢涉足的新领域。 　　因此，为了使音像制品经营者消除经营中不必要的成本和费用，急需建立一个具有快速反应能力和以客户需求为基础的系统，以便提高整个音像制品供应链的效率，大幅度降低经营成本，为客户提供优质、高效的服务，从而达到在政府不断打击非法音像制品市场的同时，既满足人民日益增长的文化消费需求，又给音像制品的合法经营者带来可观的经济效益。而该系统的建立是与合法音像经营企业的规模、管理水平的发展相互关联的，在当前政府主管部门大力提倡连锁经营及规模经营形势下，尽快建立起连锁经营网络，实现规模化经营，促进生产和流通相结合，增强企业的竞争能力，提高流通的组织化程度，建立完整的信息系统是十分必要的。 　　音像电子商务信息系统的功能及范围 　　信息系统是从事信息加工处理的系统。它主要包括信息的收集、传输、存储、分析、整理、输出和使用。企业的信息系统是以计算机管理为基础，通过对各种信息的收集、加工、处理，实现经营管理人员对企业的经营与发展进行决策、控制、计划、组织和协调的一套完整的信息服务体系。 　　1． 音像企业信息系统的功能 　　音像经营企业的特殊性，决定了音像企业必须建立企业信息系统。企业内部现代化的信息技术是现代化商品市场的命脉，是商流、物流、信息流、资金流畅通无阻的保证。信息系统的功能主要体现在以下几个方面： 　　第一、经营信息的数据化使行政主管部门能通过该系统迅速掌握正版音像产品经营信息，从而更有力地打击非法音像制品市场，更有效地进行市场秩序的维护及管理，并为制定相关行业政策法规提供准确的参考数据。 　　第二、使市场管理部门、制作出版方、发行经销商和消费者保持最密切的联系，及时反应市场信息，使出版制作商能相应调整产品结构，使经销商能随时按市场要求调整库存结构，使消费者能及时了解音像制品、价格、内容。 　　第三、实时采集信息，进行整理分析，使经营者及时掌握企业的进、销、存动态及企业整体物流变化情况，实现单品管理，达到以销定进，以销定存，保证进货质量，优化库存结构，及时调整经营布局和商品结构的目的； 　　第四、对企业的人、财、物进行系统管理，随时监测企业的资金流向，及时进行企业的成本核算和资金核算，以及进行效益分析和损益分析； 　　第五、准确地对大量的市场信息进行整理分析，有助于系统地进行市场调查和市场预测，使企业在复杂激烈的市场竞争中随时掌握第一手资料； 　　第六、通过学习、掌握和使用现代科技手段，使管理人员从大量繁琐的事务中解放出来，大大提高了工作效率，同时，也提高了企业的整体素质和管理水平，为企业进一步发展创造了条件。 　　2． 音像企业信息系统的范围 　　音像企业的信息系统包括两个层次： 　　第一个层次是联系音像市场行政管理部门、出版制作者、发行商、消费者以及金融机构、行业组织的信息系统，建立正版音像制品的数据库，它是企业与外部联系的纽带（图1）。它主要的任务是对在出版制作、发行经销和销售门店三者间迅速便捷地传送商品信息，这些信息的传递是靠建立电子订货系统（Electronic Ordering System 简称EOS）来实现的；同时，企业必须加强同金融机构包括企业银行中心的信息联系，实现商品销售服务结算转帐迅速、准确和安全，以维护企业合法利益；同时，文化市场主管部门能从该系统直接得到其市场管理所需要的信息，作到最有效的监察及调控，而音像协会等相关组织也能从该系统获取各种信息。 　　第二个层次是企业内部的信息管理系统（图2）。企业建立管理信息系统的目的是为了通过信息系统将企业各部门联系成一个整体，有利于企业内部管理效率的提高，建立管理信息系统是取得效益的基础，通过这一系统强化管理是取得效益的关键。企业信息管理系统的主要作用是充分地发挥总店（或总经销决策系统）统一管理、经营、运作的职能，使企业的效率和效益能够充分地发挥出来。 　　企业内部的信息管理系统主要包括三个方面： 　　一是总部（总经销信息中心）与各店铺（分销商）之间的信息联系。通过建立销售时点管理系统（Point Of Sales简称POS系统），使各店铺前台收款机与后台的PC机进行联网，并与总部信息中心的微机或小型机联网。总部对各店铺汇总上来的信息进行加工整理根据不同内容分转到各专业子系统，最终为决策系统提供服务。这部分信息主要包括商品销售信息、定货信息、顾客消费信息、员工考勤信息、各店铺进行的商业调查信息以及总部对各店铺的经营指令等。 　　二是各店铺（分销商）通过总部（总经销信息中心）与配送中心进行信息联系，使各店铺当日的商品货源需求信息及时传送到配送中心，再由配送中心根据各店铺的需求，通过电子订货系统（EOS）统一组织货源，并在规定时间内统一配送至各个店铺，EOS也可进行退货信息的处理。 　　三是建立POS系统，使企业内部各职能管理部门通过各个专业管理子系统，及时从信息中心得到本部门所需要的专业信息，结合本部门的实际进行处理分析（运用专业软件）为企业决策层提供决策依据。 　　音像企业信息系统的建立与发展 　　企业的信息系统始终贯穿于企业经营管理的全过程，随着企业不断地发展，信息系统逐步独立出来，发挥出越来越大的作用，已成为企业中十分重要的组成部分。以超市为例，世界超市的管理模式已经趋向成熟，技术提升已成为竞争的核心内容。超市第一轮的竞争突出反映在规模上，但是第二轮的竞争，特别是从1999年开始，竞争并不单是规模的竞争，而是技术的竞争。谁的核心技术提升得快，谁的效益就高，经营成本就低。反之核心技术差，同样的规模也达不到同样的效益。超市关键的核心技术有三个：第一是采购技术；第二是信息网络的管理技术；第三是配送技术。核心技术的基础是企业的内部管理，作为有一定规模的企业必须在这三个方面有一定的投入，但这种投资要建立在可行性分析的基础上，充分考虑投资的回报。 　　从企业科技手段应用范围的不断扩大，应用水平不断提高来看，企业信息系统的建立与发展，大体分为六个阶段： 　　第一阶段，在企业建立的初期，总部（总经销）与店铺（分销商）之间的联系主要是通过电话进行的。 　　第二阶段，总部（总经销）与店铺（分销商）在通过电话联系的同时，加上了传真机，店铺通过传真向总部发订货单，传送经营报表（或定货合同），总部通过传真机向店铺传送价格调整通知单及其他经营指令。 　　第三阶段，随着电脑、收款机、条码机等设备的应用，店铺内部实现PC机与收款机的联网，对当日进、销、存数据进行处理和分析，同时，总部也对店铺报送的各类数据运用电脑进行汇总、处理、分析、并开始建立数据库。 　　第四阶段，总部建立服务终端，与店铺进行联网，通过导入POS系统，对所有店铺的数据进行收集、整理和分析，对店铺下达各项经营指令； 　　第五阶段，总部建立信息服务中心，健全和完善与店铺之间的信息通讯联系，并建立内部各种专业管理子系统，使POS系统在企业中充分发挥作用； 　　第六阶段，音像销售企业的完善内部信息系统的同时，着手建立与制作出版、发行商的物流信息网，逐步发展与完善电子订货系统（EOS）；建立与金融机构特别是企业银行的信息联网，建立与音像协会和政府文化主管部门的信息联网等。 　　在企业信息的建立和发展过程中，POS系统和EOS系统的建立，是信息系统现代化的重要标志，它为建立企业增值网络系统（Value Added Network简称VAN）创造了条件，促进企业最终实现信息现代化。 　　从广东音像城电子商务有限公司来讲，在核心技术的提升上，其战略考虑是：在信息管理上，今后三年要达到四个目标，一是建立与全国发展战略相适应的音像行业计算机应用体系架构，充分利用广东音像城的资源优势、市场管理优势及原有的网络和产品数据基础建立全国最大的，最全的正版音像制品数据库；二是在供应链和行政管理上要实现高效的信息资源共享；三是建立一个立足于数据仓库的商业决策系统，不仅仅是商品管理，而是要通过数据仓库为整个决策服务；四是推进电子商务，在开展网上BTOC业务的同时，与版权单位合作，建立产品内容数据源库，为宽带网建设完善之时，开展音、视频点播等新的音像电子商务模式作好准备。 　　附： 广东音像城电子商务有限公司的CNAVE音像电子商务信息系统 　　CNAVE系统是基于多供应商、多门店构建的信息系统，最适合音像连锁经营企业使用。 　　对于进货、库存、销售实行的是彻底的单品管理。为了提高管理的效率和准确性，通常都使用计算机来辅助管理，电子化的数据资料在情报系统中被广泛使用，它也成为各类业务活动的基础。 　　通过单品管理，可以正确、迅速地把握畅销品和滞销品，进行调整，而且又可以对未来的销量作出一定预测，提高了订货的精确度。 　　总部也可以通过销售数据来了解每种商品的情况，这样就可以不断地提供符合顾客需求的新产品。 　　1、信息网络的整体情况：CNAVE从今年以来，一直致力于音像信息系统开发。 　　现在处于试运营阶段，展示超市店铺里都广泛地设置了Store Computer、GOT、ST、新型POS。后台计算机和店铺、总部、物流中心等联成网络，通过ISDN互相交流信息。 　　详细情况： 　　CNAVE 　　网络的规模：以后台计算机为中心，有3家试运营店铺、61家供应商、3家共同配送中心、INTERNET网上BTOC交易系统、以及总部构成网络。 　　实现了24小时不间断的大容量数据即时交换。 　　2、试运营店情况 　　（1）设备情况 　　各加盟店铺的设备情况如下：1台SC机和打印机、2台POS机、2台订货终端GOT、2台检验终端ST。由于考虑到订货、检验等业务都要在店铺内进行，因此设备设计得都较小，GOT的大小和A4纸差不多，重900克；手持ST大约400克。 　　（2）处理内容 　　（A）SC机。SC机是店内情报系统的控制中心。它搭载AI（人工智能），1台设备同时处理多项业务（订货、情报、库存的即时反映、销售商品评价、经营情报、店铺设备等）。SC机和POS机组成店内网络，通过对POS情报的即时分析，将POS信息转换成较容易理解的图表等形式，而且它也负责将POS情报自动传输给后台计算机。 　　考虑到GOT和ST的店内作业效率，平时和SC机不连在一起。当要处理其业务时，再将它们和SC接在一起，进行高速数据交换处理。即在订货、检验前，将商品情报输入GOT和ST，订货结束后再从GOT将订货数据调出，自动传输至后台计算机（检验也是如此）。 　　相对于外部网络来说，一般的终端是SC机；然而为了适应多媒体通讯的需要，也有的新型POS机和ISDN直接相连。 　　（B）POS系统。CNAVE从今年二月份开始构建POS系统。POS系统具有方便结帐、提高结帐正确性、防止营业员作弊、登录销售额等作用，早被发达国家广泛使用；CNAVE又将其作为商品单品管理的支援器，进一步发挥其作用。 　　POS终端通过识别每个商品上的条形码，将销售数据以及相关的时间、顾客等情报信息进行登录。但仅仅使用POS终端是不能完全得到精确的单品管理信息的，全部商品的条形码化及其管理是大前提。而且，要能正确判断销售的动向，商品也必须按照订货要求迅速送到店铺。CNAVE为推进单品管理，确立了高效率的商品供应体制，同时分阶段导入POS系统。 　　现在使用的新型POS机，可以和ISDN相接，两面附有大显示屏，即有高速打印等多功能，能够快速结账、打印发票，和终端间的数据交换速度也非常快；而且可以读取电话卡，也可用信用卡付账。由于和ISDN直接连接，因此在SC休息时，可单独处理业务，也可通过ISDN支持订货业务。 　　新型POS机的9寸屏幕可显示对话性提示，新手也容易掌握。 　　（C）GOT。GOT是订货终端机，也可以显示订货所需的情报信息。9英寸的液晶画面，可以显示出由SC分析出来的图表等，而且可以用文字来显示商品情报、订货建议、操作指示等。操作者可边看显示的信息，边作出预测判断，按商品进行单品订货。输入时只需按画面右侧的键，使用非常方便。 　　（D）ST。ST是读取商品商品条形码的设备，也附有数据信息处理装置。其主要的功能是在交、接货时进行商品检验。除此之外，也处理商品废弃、退货登录及库存调查等工作。使用ST可以简单又迅速地对所计算的库存数据进行修正，也可以提供商品陈列的数据信息。 　　ST和其他设备配合在一起，可使检验作业更省力化，实现库存数据的自动变更等，进一步推动了店铺作业的省力化和情报化。 　　（3）订货处理 　　在CNAVE，订货作为各店铺自身处理的业务，非常受重视。高精度的订货，可以获得较高的销售额和利润，从而也推动总部、厂商等各方面的总体利润水平提高。订货是一项很重要，但又非常频繁、复杂、重复性强的业务。因此，一般的零售店主都只是对畅销品作大致的估计，处理比较马虎。但是，CNAVE通过信息系统的开发，实现了订货作业本身的自动化。现在使用的订货终端GOT，比传统的EOB又先进了一步。订货人员的作业虽然变得简单了，但也必须经过思考分析才能订货。即订货人员要能够利用情报作出一定的预测。能卖多少就订多少。当然，每次销售的结果都能够检验其预测的正确性，为下次的订货提供参考。店铺的这些业务都可以得到本部的指导。致力于系统开发的本部，对这些SC、GOT终端投入了大量的时间和财力进行研究开发，以期达到更高的水平。 　　可以被利用的情报信息包括每种商品的价格、每天的配送次数、两周内的进货量和销售量以及一周内的销售金额、定单数量等等。 　　（4）店铺能够利用的情报（从SC得到的情报） 　　CNAVE按时间带、顾客层等将情报组合，并加工成图表，显示在SC的画面上。CNAVE将音像制品一般分类为"介质"，"各项内容"、"供应商家"、"单品分类"。 　　（A）分类情报和时间带提供销售分析。从前天到1周前的销售情报，按分类情报、时间带的数据都可查阅到。还可以查到平均数据，特定几天、特定日期的数据，店主可以根据每种分类情报的商品在不同时间段的变化，来掌握销售动态。 　　（B）按时间带、顾客层统计的销售。可以查到按时间带、顾客层分类的最近两周内销售金额、顾客数、每个顾客购买金额等。这样店主可以掌握每一顾客层的消费动向。 　　（C）按情报分类的单品分析。表示出以1周为单位的销售单品数、销售构成等。可以按PMA分类，也可按情报分类统计的数据；如选择按情报分类的话，则可查阅详细的按单品分类统计的数据。这样店主就可以掌握分类的销售动态。 　　（D）商品废弃分析。表示出商品废弃的情报，可以选择分类。店主通过对废弃商品的研究，在订货时就可以作出适当的调整。 　　（E）按商品类别分类的10周销售动态。将时间固定在X月X日星期X，就可查阅其前10周内的销售动态，由此店主可以掌握按商品分类的销售趋势。 　　（F）10日内单品的销售分析。对于事先登录的商品，可表示出其10天内每天的销售数量。对店主来说，重要商品的管理由此变得容易起来。 　　（G）新商品的销售状况。表示出新商品的销售数量、销售金额、进货数量等。这样店主就可掌握新商品的状况和它的贡献。 　　（H）每日按时间带分类的单品销售情况。对于每日配送的品种等，表示出每日、每次、每种商品的进货数量销售数量以及售完的时间，也能了解到每两小时的销售额、剩余数。其他的商品则表示出每天的进货数量和销售额。 　　订货人员对于一些特别重要的商品如热销商品：电视剧《大宅门》之类，可以掌握每次配送时的销售量和剩余量，以便订货时参考。 　　（I）陈列商品的评价。店铺将各自订货的商品货单进行整理，绘成各种图表。对于本部推荐的新商品，或者取消推荐的商品，用记号表示出本店铺有无经营此类商品。 　　为了提高销售额，有必要积极销售推荐商品，但由于店铺陈列面积有限，同时必须决定撤掉一些商品。为了正确判断将哪些商品从商品货单中剔除出去，所以将这些预定要取消经营的商品、其过去的销售额等，一一排列表示出来；同样对于要销售的新商品也有相应的信息作参考。 　　（J）按情报分类的销售分析。按情报分类表示出每个月的销售金额、销售数量，也可以表示每天及每周的情况，每天的情报一般都附有当天的订单信息；每周的情况则可以看出与过去年份的比较。 　　（K）销售与顾客的分析。按情报分类表示出每个月的销售金额、顾客数；当然也可以转换成每天、每周情况。 　　（L）货架贡献度分析。将每个单品所陈列的货架号、位置等数据输入计算机，就可以以货架为单位分析商品的销售额、毛利以及对整个店铺的贡献度。这样在陈列的商品的时候也有了一定的参考。 　　（M）按情报分类的销售增长率。指定分类，就可以表示出其对应的各情报分类单位的销售额的增长率，这样有助于店主判断订货人员的业绩。 　　3、效果。表现在以下几个方面。 　　（1） 店铺 　　由于很好地利用了计算机，各店铺的业务实现了半自动化，处理的速度以及精确度也大为提高；而且由于业务系统化，店铺的业务对于新手来说也比较容易，这样就可以充分利用零工的力量。由于高精度的订货，提高了店铺的销售额，减少了库存，减少了废品，利润率也得到很大的提高。 　　（2） 供应商 　　因为获取了最终消费者的实际需求信息，可以更正确地供货以及开发商品，也实现了处理订单的自动化。 　　由于系统是一个整体，只要每个部分都发挥出其作用，系统就能良好运转。这就大大提高了处理订单、商品调运以及配送等业务的效率。 　　（3） 总部 　　全面掌握各店铺的所有情报以及与交易对手相关联部分的情报，使得总部拥有经营的主导权；特别是实行了Open Account制度（加盟店和总部处理借贷关系的一种体系），本部可以无障碍地获取各店铺的销售以及进货情况。而且，由于让分店或加盟店每天都与总部结款，总部在坏账方面的风险很小。 （中国文化市场网）